Het ontwerp van het huishoudelijk reglement werd besproken met de MiNa-raad op 4 februari 2019.
Decreet Lokaal Bestuur.
Raadsbesluit van 25 maart 2013 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de MiNa-raad.
De gemeentelijke MiNa-raad werd opgericht op 29 juni 1992. De betreffende statuten werden meermaals aangepast. Op de MiNa-raad van 4 februari 2019 werd voorgesteld om deze statuten nogmaals aan te passen en dit met het oog op het bekomen van meer participatie. Dit heeft als gevolg dat het huishoudelijk reglement van de MiNa-raad tevens dient aangepast te worden.
De Gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
Met ingang vanaf heden het onderhavig huishoudelijk reglement met betrekking tot de gemeentelijke adviesraad voor milieu en natuur (MiNa-raad) goed te keuren en dit ter vervanging van het huishoudelijk reglement, goedgekeurd bij raadsbesluit van 25 maart 2013.
Artikel 1
Dit huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de gemeentelijke adviesraad voor milieu en natuur (MiNa-raad) zijn bevoegdheden uitoefent overeenkomstig zijn statuten.
Algemene Vergadering
Artikel 2
De MiNa-raad komt samen op initiatief van het dagelijks bestuur. Deze bijeenkomsten worden Algemene Vergadering(en) genoemd.
De Algemene Vergadering wordt samengeroepen door het Dagelijks Bestuur. De uitnodiging geschiedt ten minste 10 werkdagen voor de bijeenkomst. De uitnodiging vermeldt de agenda.
Stemgerechtigde leden kunnen het Dagelijks Bestuur verzoeken de raad bijeen te roepen. Bij dit verzoek dient een voorstel van agenda met voldoende onderbouwing te worden gevoegd. Indien het verzoek uitgaat van minder dan 1/3 van de stemgerechtigde leden, beslist het Dagelijks Bestuur of de raad bijeengeroepen zal worden. Indien het verzoek uitgaat van minstens 2/3 van de stemgerechtigde leden, is het Dagelijks Bestuur ertoe gehouden de raad samen te roepen en dit binnen de twee weken na ontvangst van het verzoek.
Het college van burgemeester en schepenen kan ook het Dagelijks Bestuur verzoeken de MiNa-raad samen te roepen.
Artikel 3
De Algemene Vergadering kan tijdens haar bijeenkomst bepalen binnen welke tijdspanne of tijdens welke periode zal worden samengekomen. Zij kan eveneens de voorlopige agenda opstellen van de volgende samenkomst.
Elk lid van de MiNa-raad kan punten op de agenda plaatsen mits deze minstens 15 werkdagen voor de vergadering schriftelijk aan het Dagelijks Bestuur, in hoofde van de secretaris, meegedeeld worden. Deze punten dienen steeds voldoende onderbouwd te zijn.
Onderwerpen die niet op de agenda vermeld staan, worden niet behandeld. Hiervan kan worden afgeweken indien minstens 1/3 van de aanwezige stemgerechtigde leden van oordeel is dat er dringende redenen zijn om agendapunten toe te voegen.
Als een bepaald punt wegens tijdsgebrek niet wordt afgehandeld, wordt het automatisch doorverwezen naar de agenda van de volgende vergadering en zal dan bij prioriteit worden behandeld.
Artikel 4
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter en bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter. Indien deze ook afwezig is, zit het oudste stemgerechtigd lid de Algemene Vergadering voor.
Elke bijeenkomst begint met de goedkeuring van het verslag van de vorige Algemene Vergadering.
Artikel 5
Om geldig advies te kunnen verstrekken, moet minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.
Indien dit aantal niet behaald wordt, kan er niet geldig worden geadviseerd. De aanwezige stemgerechtigde leden kunnen dan beslissen om opnieuw samen te komen binnen de veertien kalenderdagen of om de te adviseren agendapunten te verschuiven naar de volgende Algemene Vergadering.
Agendapunten die opnieuw ter stemming of ter advisering voorliggen omdat het vereiste aanwezigheidsquorum aanvankelijk ontbrak, kunnen worden behandeld ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.
Artikel 6
De Algemene Vergadering besluit of adviseert bij gewone meerderheid van stemmen.
Als er wordt gestemd over personen of functies gebeurt dit geheim.
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.
De besluiten en de gemotiveerde adviezen van de Algemene Vergadering worden door de voorzitter en de secretaris schriftelijk meegedeeld aan het College van Burgemeester en Schepenen. Minderheidsnota’s worden aan de adviezen toegevoegd en maken onafscheidelijk deel uit van de adviezen.
Artikel 7
De Algemene Vergaderingen van de MiNa-raad zijn altijd openbaar.
Dagelijks Bestuur
Artikel 8
Het Dagelijks bestuur is samengesteld zoals voorzien in artikel 6 van de statuten van de MiNa-raad.
Artikel 9
De vergaderingen van het Dagelijks Bestuur worden samengeroepen door een oproepbericht van de voorzitter of secretaris. Tijdens een vergadering van het Dagelijks Bestuur kan beslist worden wanneer de volgende keer vergaderd zal worden, zodat geen oproepberichten meer verstuurd moeten worden.
Artikel 10
Het Dagelijks Bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter en bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter.
Artikel 11
Het Dagelijks Bestuur bereidt de samenkomst van de Algemene Vergadering voor:
Artikel 12
Er wordt naar gestreefd dat alle beslissingen worden genomen bij consensus.
Indien geen consensus kan worden bereikt, wordt beraadslaagd bij gewone meerderheid van stemmen volgens een vooraf bepaalde procedure.
Werkgroepen
Artikel 13
Werkgroepen hebben een tijdelijke opdracht. Werkgroepen bereiden bepaalde onderwerpen voor ter bespreking, ter uitvoering of ter goedkeuring. Zij kunnen afzonderlijk vergaderen om te beraadslagen over dossiers met betrekking tot de hun toegewezen opdracht.
Werkgroepen kunnen worden belast met de praktische uitvoering van beslissingen of het organiseren van activiteiten.
Artikel 14
Alle voorstellen en ontworpen adviezen van een werkgroep worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering.
Artikel 15
Een werkgroep wordt steeds voorgezeten door een stemgerechtigd lid van de MiNa-raad. Indien meerdere stemgerechtigde leden deel uitmaken van de werkgroep, kiest de werkgroep een voorzitter uit de in de werkgroep zetelende stemgerechtigde leden van de MiNa-raad.
De werkgroep kiest eveneens uit zijn midden een secretaris.
Artikel 17
De vergaderingen van de werkgroepen vinden plaats in besloten kring.
Verslagen
Artikel 18
De secretaris van de MiNa-raad stelt het verslag van de Algemene Vergadering en de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur op.
Elke werkgroep beschikt over een secretaris die de verslagen van de vergaderingen opmaakt.
De gemeente kan een ambtenaar aanduiden, die de secretaris van de MiNa-raad en van eventuele werkgroepen bijstaat.
Artikel 19
Elk verslag omvat volgende onderdelen:
Artikel 20
Het verslag wordt bij aanvang van de eerstvolgende vergadering neergelegd. Wanneer er geen opmerkingen zijn, is het verslag goedgekeurd.
Advisering van het gemeentelijk milieu- en natuurbeleid
Artikel 21
De gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen zullen de MiNa-raad betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het gemeentelijk milieu- en natuurbeleid.
Artikel 22
De MiNa-raad heeft het recht om over alle beleidsdossiers waarvan zij vindt dat er milieubelangen in het geding zijn op eigen initiatief een advies uit te brengen aan de gemeenteraad of aan het College van Burgemeester en Schepenen.
Ondersteuning van de MiNa-raad
Artikel 23
Om de adviesfunctie van de MiNa-raad mogelijk te maken, zal het gemeentebestuur de agenda en de verslagen van de gemeenteraad aan de voorzitter van de MiNa-raad bezorgen.
Artikel 24
Wanneer het gemeentebestuur de MiNa-raad om advies vraagt, zal het bestuur bij de adviesaanvraag alle nodige informatie toevoegen. Tevens hebben de MiNa-raadsleden inzagerecht in de documenten en dossiers die betrekking hebben op het te adviseren dossier, tenzij er wettelijke bezwaren zijn.
Artikel 25
Wanneer de MiNa-raad op eigen initiatief advies wenst uit te brengen, kan de raad steeds informatie opvragen aan het gemeentebestuur. Het bestuur stelt deze informatie dan ter beschikking, tenzij er wettelijke bezwaren zijn.
De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de MiNa-raad worden binnen de tien dagen beantwoord door de gevraagde informatie over te maken of door, indien er wettelijke bezwaren zijn, deze wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen.
Openbaarheid van de werkzaamheden van de MiNa-raad
Artikel 26
De verslagen en de adviezen van de MiNa-raad kunnen steeds opgevraagd worden bij de secretaris.
Wijziging van het huishoudelijk reglement
Artikel 27
Het huishoudelijk reglement kan enkel gewijzigd worden door de Algemene Vergadering, indien het voorstel tot wijziging op de agenda staat en indien 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Als dit aantal niet wordt bereikt, dan komt de Algemene Vergadering opnieuw samen binnen de veertien dagen. Het huishoudelijk reglement kan dan worden gewijzigd, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.
Een wijziging kan pas aan de gemeenteraad worden voorgelegd mits het voorstel tot wijziging 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen behaalt.
Artikel 28
Dit huishoudelijk reglement vervangt het vorige huishoudelijke reglement zoals goedgekeurd op de gemeenteraad dd. 25 maart 2013.
Een afschrift van dit besluit zal worden overgemaakt aan de bevoegde diensten.