Overwegende dat het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem wordt opgemaakt door de algemeen directeur in overleg met het managementteam en wordt voorgelegd voor goedkeuring aan de gemeenteraad en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn:
Gelet op de bespreking van het managementteam van 23 mei 2019;
Neemt kennis van het voorgesteld kader van organisatiebeheersing;
Gelet op het decreet lokaal bestuur, in het bijzonder de artikels van 217 tot en met 220 inzake organisatiebeheersing;
Gelet op art 217 van het decreet lokaal bestuur dat omschrijft wat wordt verstaan onder organisatiebeheersing: het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt;
Gelet op artikel 218 van het decreet lokaal bestuur dat omschrijft hoe binnen het lokaal bestuur een systeem wordt opgezet: het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke (en OCMW) diensten;
De Gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
Gemeente en OCMW zullen de Leidraad voor organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen hanteren als model.
Er wordt een cyclisch systeem van evaluatie en bijsturing ingevoerd:
De zelfevaluatie wordt voor de eerste maal gezamenlijk voor gemeente en OCMW in 2019-2020 uitgevoerd.
Het zelfevaluatieteam (ZET) doet de prioriteitsbepaling van de beheersmaatregelen op basis van de risico’s en stelt een actieplan op.
Zesjaarlijks wordt deze zelfevaluatie herhaald, bij voorkeur in het jaar voor de installatie van een nieuwe raad.
Er gebeurt een regelmatige opvolging en bijsturing van het actieplan.
Halfjaarlijks wordt er gerapporteerd aan het managementteam en College / Vast Bureau. Jaarlijks gebeurt er een rapportage aan gemeente- en OCMW Raad voor 30 juni.